A sua clínica não pode depender de uma só pessoa.
Doente, ao almoço, em férias — ou no dia em que se despede e leva tudo o que sabia. Quando a sua receção pára, a clínica pára. A Vicki é a receção que nunca falta: atende sempre, em português e inglês, marca no seu Newsoft e vai buscar os pacientes que escapam. A sua equipa mais a Vicki, sem depender de ninguém.
das chamadas a clínicas dentárias ficam sem resposta
dos pacientes que não conseguem falar ligam a outra clínica
das marcações dentárias ainda são feitas por telefone
é a taxa média de faltas às consultas
Fonte: estudos do setor dentário. Valores indicativos.
Toda a sua linha da frente assenta numa só pessoa.
Basta um dia de baixa, a hora de almoço, umas férias — ou o dia em que ela se despede e leva tudo o que sabia. Quando a sua receção pára, a clínica pára: o telefone toca e ninguém atende, sem registo e sem alerta, e o paciente liga simplesmente à clínica seguinte. Acontece em silêncio e a sua equipa nem se apercebe. Não é uma chamada — é um paciente, um tratamento e tudo o que ele traria depois.
Neste momento, alguém está a ligar para a sua clínica. Se a sua única pessoa estiver ocupada ou ausente, esse paciente já está a ligar para a clínica ao lado — e você nunca vai saber.
A Vicki é a receção que nunca falta. Atende sempre, ao primeiro toque, na mesma voz calma, em português de Portugal ou inglês — esteja a sua equipa ocupada, de baixa ou a clínica fechada. Nunca adoece, nunca tira férias, nunca se despede.
A Vicki não substitui a sua receção. Tira-lhe a dependência.
A sua receção faz um excelente trabalho com quem está à frente dela. Mas uma pessoa atende uma chamada de cada vez — e o segundo paciente desliga; e quando essa pessoa falta ou sai, a linha da frente fica vazia. A Vicki apanha tudo o que escapa, faz o seguimento que ninguém tem tempo para fazer e garante que a clínica nunca depende de uma só pessoa.
Enquanto a equipa está ocupada
Com um paciente, na outra linha ou ao almoço — a Vicki atende as chamadas que de outra forma ficariam sem resposta.
Fora de horas e ao fim de semana
Chamadas de novos pacientes à noite e ao fim de semana deixam de se perder. A Vicki marca a qualquer hora.
O seguimento que ninguém faz
Lembretes, confirmações, recuperação de faltas, pedidos de avaliação e reativação de pacientes antigos — sem ninguém ter de parar.
Os pacientes que já conquistou estão a desaparecer.
Gasta uma fortuna a ganhar pacientes e depois perde-os em silêncio: faltas que ninguém confirmou, gente que nunca voltou a marcar, manutenções esquecidas numa gaveta. Entre 15% a 20% das consultas acabam em falta — tempo de dentista pago sem receita — e ninguém na receção tem tempo para andar atrás de cada um. O furo é maior e mais calado do que qualquer chamada perdida, e não aparece em relatório nenhum. A Vicki fecha a torneira: confirma cada visita por WhatsApp, recupera quem faltou e reativa pacientes que não voltam há mais de um ano.
Marcar demonstração →Ilustrativo — os números reais dependem da sua clínica.
Não faz ideia de como tratam quem liga — e não se pode lá sentar a ver.
A sua linha da frente é uma caixa fechada: cada chamada é a primeira impressão da clínica, e não há forma de saber se foi atendida com calma, se a marcação ficou certa, se o paciente saiu satisfeito. A Vicki abre a caixa — atende toda a gente da mesma forma profissional e regista e transcreve cada chamada. Deixa de adivinhar, passa a ver e a controlar a sua linha da frente.
Sempre a mesma voz
Cada paciente é atendido com a mesma calma e profissionalismo — sem dias maus, sem pressas, sem improviso.
Tudo registado e transcrito
Cada chamada fica registada e transcrita. Vê o que se passou na sua receção sem ter de lá estar.
Deixa de adivinhar
Passa a saber, com dados reais, como a sua linha da frente trata os pacientes — e a controlá-la.
Faça as contas à sua clínica
Dois valores. A conta aparece sozinha.
Quanto está a perder por mês?
Mexa nos dois valores e veja a conta. São as chamadas que ninguém atende — e o que vale cada paciente novo.
Estimativa. Conta com 22 dias úteis por mês e assume que cerca de 30% de quem não consegue falar acaba por marcar quando é atendido.
Sem depender de ninguém, sem fugas, com tudo à vista.
Não tem de aprender nada novo nem mudar o seu software. A Vicki encaixa-se na forma como já trabalha e trata do resto.
Agenda mais cheia
Cada chamada é atendida e marcada diretamente no Newsoft, com a disponibilidade real dos médicos — sem dupla marcação.
Menos faltas
Lembretes e confirmações por WhatsApp antes da consulta, e recuperação automática de quem faltou.
Mais avaliações de 5 estrelas
A Vicki pede avaliações aos pacientes satisfeitos: encaminha os 4 e 5 estrelas para o Google e as notas mais baixas em privado para a clínica.
Receção mais calma e à vista
A equipa deixa de saltar para o telefone a cada toque e passa o tempo com quem está à frente dela. Cada chamada fica registada e transcrita, e os casos complexos passam para uma pessoa.
Os pacientes notam quem está sempre lá.
A clínica ao lado depende de quem estiver ao balcão, deixa tocar e tem o Google cheio de "não atendem". A sua nunca falta: atende ao primeiro toque, em duas línguas, a qualquer hora, não deixa fugir um único paciente e regista cada chamada. É a diferença entre parecer mais um consultório e ser, com tranquilidade, a clínica mais moderna, dependável e profissional da zona.
Marcar demonstração →- Depende de uma só pessoa — basta faltar para a linha parar.
- Perde faltas e pacientes antigos em silêncio.
- Quase nunca pede avaliações no Google.
- Não sabe como tratam quem liga.
- Atende sempre, ao primeiro toque, sem depender de ninguém.
- Confirma cada visita e reativa pacientes que não voltavam há mais de um ano.
- Pede avaliações e sobe no Google.
- Regista e transcreve cada chamada — vê a sua linha da frente.
Uma chamada recuperada por mês já paga a Vicki.
Como um médico que examina antes de receitar, começamos por perceber como a sua clínica atende, marca e recupera pacientes. Depois construímos a Vicki à medida e seguimos os resultados com dados reais. A conta é simples: se um único paciente novo vale mais de cem euros, basta recuperar uma chamada por mês para a Vicki se pagar.
Marcar demonstração →Uma receção que nunca falta, sem fugas e à vista.
Marque uma demonstração. Em 15 minutos mostramos a Vicki a atender sem depender de ninguém, a fechar a torneira das faltas e a registar cada chamada para finalmente ver a sua linha da frente. Sem mudar o seu sistema.