A receção que nunca falta.
A sua equipa é ótima — mas toda a sua linha da frente assenta numa ou duas pessoas. Dias de doença, almoço, férias, ou o dia em que ela sai. A Vicki é a receção que nunca falta: atende sempre, à primeira, em português e inglês, e faz o seguimento que ninguém tem tempo para fazer — confirmar, recuperar faltas e trazer de volta quem desapareceu. E regista e transcreve cada chamada, para finalmente ver como a sua clínica é atendida. A sua equipa mais a Vicki: a clínica que nunca falta e que vê tudo.
24/7
nunca de baixa, nunca ao almoço, nunca de saída
PT + EN
troca de idioma a meio da chamada
~35%
das chamadas a clínicas ficam sem resposta
100%
das chamadas registadas e transcritas
A receção que nunca falta
A sua linha da frente deixa de depender de uma ou duas pessoas. A Vicki atende sempre — de baixa, ao almoço, fora de horas ou no dia em que ela sai.
Vicki · Rececionista IA
A atender…
Queria marcar uma limpeza.
Tenho quinta às 15h00 com a Dra. Nadine. Fica bem?
✓ Marcado no Newsoft
Nunca de baixa, nunca de saída.
A Vicki atende 24 horas por dia, 7 dias por semana, em português de Portugal e em inglês. A sua linha da frente deixa de depender de uma ou duas pessoas: dias de doença, almoço, férias ou o dia em que ela se despede deixam de parar a clínica.
✓ Quando a receção pára, a clínica não pára — a Vicki nunca falta.
Marca diretamente no Newsoft, com agenda real.
A Vicki vê a disponibilidade real no Newsoft e marca a consulta no horário certo. Tem travões anti-invenção: nunca inventa horários, médicos ou preços. Se não sabe, diz que a equipa confirma — em vez de adivinhar.
✓ A agenda enche-se sozinha, com marcações em que pode confiar — mesmo quando não há ninguém à receção.
Reconhece uma urgência e age depressa.
Quando um paciente fala em dor forte, dente partido ou inchaço, a Vicki percebe que é urgente. Procura o primeiro encaixe do dia ou avisa a equipa para ligar de volta. Nunca minimiza a dor.
✓ Pacientes com dor são cuidados a tempo, e a clínica não perde casos importantes.
Passa para uma pessoa quando é preciso.
Se o paciente pede para falar com alguém, se há um assunto de faturação ou se a Vicki não consegue ajudar, transfere para a equipa da clínica ou recolhe o recado. Sabe os seus limites.
✓ A Vicki não substitui a equipa — tira a dependência. A sua equipa só recebe o que é mesmo para humanos.
Fechar a torneira das faltas
Os pacientes que já conquistou estão a desaparecer em silêncio. A Vicki confirma cada visita e recupera as faltas, antes da cadeira ficar vazia.
WhatsApp · 48h antes
Olá Maria! Lembrete da sua consulta quinta às 15h00. Confirma?
Confirma cada visita, antes da falta acontecer.
Antes de cada consulta, a Vicki envia lembretes por WhatsApp, por SMS e, quando faz sentido, com uma chamada de voz. O paciente confirma ou remarca com um toque, sem ligar para a clínica. É a torneira das faltas a fechar-se sozinha.
✓ Menos cadeiras vazias por esquecimento — a fuga silenciosa que não aparece em relatório nenhum.
Liga a confirmar quando ninguém responde.
Cerca de 48 horas antes, a Vicki envia um lembrete por WhatsApp com botões de Confirmar ou Cancelar — um toque e está feito. Se o paciente não responder, a Vicki liga no dia anterior, com voz natural, para confirmar a consulta, e escreve a resposta de volta no Newsoft.
✓ A torneira das faltas fecha-se mesmo quando o paciente ignora as mensagens, sem a receção passar a tarde ao telefone.
Recuperar quem já desapareceu
Mais cinco estrelas para quem o procura, e os antigos de volta à agenda — a torneira fica fechada, em piloto automático.
Avaliação do paciente
≥ 4★
< 4★
só à clínica
Faz crescer as estrelas no Google.
Cerca de duas horas depois da consulta, a Vicki pergunta ao paciente como correu, num formulário de estrelas próprio. Quem dá quatro ou cinco estrelas é encaminhado para o Google com o comentário já copiado, pronto a publicar. Quem dá menos de quatro chega só à clínica, em privado, e a receção é avisada para resolver. Se ninguém avaliar, há um lembrete gentil — uma vez, depois pára.
✓ Melhor reputação online, mais pacientes novos a escolher a sua clínica em vez da prática ao fundo da rua.
Traz de volta quem já não aparece.
A Vicki encontra os pacientes que estão atrasados na higiene ou no controlo e não têm consulta marcada, e convida-os a voltar — no canal certo, sem insistir. Respeita sempre quem pede para não ser contactado.
✓ Mais consultas de pacientes que já confiam em si, sem gastar mais um cêntimo em publicidade.
A caixa negra finalmente aberta
Cada chamada fica registada e transcrita. Deixa de adivinhar como a sua linha da frente trata quem liga — passa a ver.
Agenda · Newsoft
disponibilidade real
✓ Marcado · Dra. Nadine · quinta 15h00
Abre a caixa negra da sua receção.
Cada chamada fica registada e transcrita. Num só sítio vê as chamadas atendidas, as marcações feitas, os recados e como cada paciente foi tratado — sem ter de lá estar a controlar. Deixa de adivinhar, passa a ver.
✓ Finalmente vê e controla a sua linha da frente, com dados reais e não palpites.
Neste momento, alguém está a ligar para a sua clínica.
Talvez a sua rececionista esteja com um paciente, na outra linha ou ao almoço. Se ninguém atende, esse paciente não deixa recado nem aparece em relatório nenhum — liga simplesmente para a clínica do lado, e você nunca vai saber que ele existiu. A diferença com a Vicki é simples: ela atende sempre, à primeira, nas duas línguas, à hora que for, e fica tudo registado.
As clínicas que funcionam assim parecem outra coisa: mais modernas, mais dependáveis, um passo à frente da prática ao fundo da rua. É essa a clínica que quer ser.
Marcar demonstração →
Tudo isto já está a atender chamadas reais.
A Vicki está a trabalhar no Instituto Vilas Boas, em Loulé — a atender pacientes a sério, todos os dias. Não construímos uma caixa genérica: primeiro percebemos como a sua clínica atende, confirma e recupera pacientes, e só depois afinamos a Vicki para a sua operação. Como um médico que examina antes de receitar.
Perguntas sobre as funcionalidades
A Vicki substitui a nossa rececionista?
Não. A Vicki não substitui a equipa — tira a dependência. Atende quando a receção está ocupada, ao almoço, fora de horas ou no dia em que falta alguém, e faz o seguimento que ninguém tem tempo para fazer. A sua equipa fica livre para o que importa.
Como é que ela evita inventar coisas?
Tem travões anti-invenção. Só usa informação da sua clínica e do sistema. Se não sabe, diz que a equipa confirma — nunca adivinha horários, médicos ou preços.
As avaliações negativas vão para o Google?
Não. Avaliações de quatro ou cinco estrelas são convidadas para o Google; abaixo de quatro chegam só à clínica, em privado, para poderem resolver primeiro.
Torne-se a clínica que nunca falta e que finalmente vê tudo.
Em 15 minutos mostramos a Vicki a atender, confirmar e recuperar pacientes ao lado da sua equipa — com cada chamada registada, com a sua clínica em mente, sem mudar o seu sistema. A partir de 59€/mês.